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谈重点工程档案的科学管理

发布时间:2021-02-01 10:00 人气:

  前言

  重点工程是指对国家或本行政区域国民经济和社会发展有重大影响的骨干工程。重点工程投资大,工期长,要求高,涉及面广,参与建设的单位多,是一项庞大的系统工程。重点工程档案是指在重点工程建设全过程中形成的与建设工程各项活动有关的、对国家、社会和单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。重点工程档案具有如下特点:一是重点工程档案数量大、种类多、价值高。一般的重点工程包含若干个单项工程,工程庞大,因而形成的档案数量大、种类多。而重点工程在建设过程中往往采用先进的工艺设备及周密的组织管理,使得档案具有较高的利用价值,它不仅对工程现阶段及将来的管理和利用有重要意义,而且对其他地区兴建相同类型的工程,具有很大的参考价值。二是重点工程档案形成及保管时间长。重点工程建设周期长,因而重点工程档案形成的周期也长。众所周知,重点工程是百年大计工程,重点工程档案需长期保管,这些档案是重点工程今后使用阶段和再建设阶段维修、管理的重要依据。

  据统计,温州市重点工程建设项目1985~2004年总数量已达1082 个,尤其近几年重点工程建设项目增长很快,与此相对应,重点工程的档案管理也就显得尤为重要。档案管理人员应根据重点工程档案的特点,直接参与整个工程建设全过程的监督、检查和指导工作,确保重点工程档案完整、准确、系统归档,做好重点工程档案的保管和开发利用工作。

  1、做好重点工程准备阶段的档案管理工作

  (1)档案业务指导人员应及时了解重点工程建设项目的计划、规模、性质、进度等,并且经常与工程资料员保持联系,使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。例如,我馆在工程档案的跟踪指导、监督、检查方面,采取责任到人的措施,对 1988~2004 年 5 099 个登记工程(包括重点工程)按照承诺书编号分号制度全部落实到每位业务指导人员的头上,每位业务指导人员有针对性地介入各自负责的工程。

  (2)加强档案法律、法规的宣传与业务知识的培训是确保重点工程档案质量的有利措施。参与重点工程建设的工程管理人员来自四面八方,对工程档案的重要性认识及其业务水平参差不齐,为了加强对重点工程建设各阶段档案工作的有序管理,保证归档资料的完整、准确、系统,规范档案资料的收集、整理、归档、保管和开发利用工作,档案部门在工程项目开始阶段就必须加强档案意识的宣传和档案业务知识的培训,用规范化、标准化来严格要求重点工程档案资料。我馆就十分注重对有关人员档案意识及档案业务知识的培训,2003-09 举办了 150 人参加的建设工程档案知识讲座大型培训班,邀请北京的档案专家专题讲座建设工程档案的收集、整理和归档。2004-06 举办了浙江省城建资料档案管理岗位培训班,来自本市的房地产开发公司、建设指挥部及施工单位、监理单位的有关人员共 203 人参加了培训,培训内容包括建设工程竣工图编制、城建档案信息化现代化建设、土建工程技术资料、市政工程技术资料、档案保护技术、安装工程技术资料、城建档案管理、建设法规、施工组织设计和安全技术资料。通过培训,工程管理人员和资料员在增强档案意识的同时也增加了档案业务知识,为保证竣工档案的案卷质量,打下了良好的专业基础。

  2、做好重点工程建设阶段的档案管理工作

  (1)重点工程档案收集工作与工程进度保持同步进行,做好对重点工程的监督、检查和指导工作。我馆档案业务指导人员深入基层第一线,每个人有针对性地对各自负责的建设单位、施工单位、监理单位跟踪服务,耐心讲解档案收集、整理、归档的要求,对施工中档案存在的问题进行业务指导。例如:要求工程文件原件归档;工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合;工程文件应采用耐久性强的书写材料,不得使用易褪色的书写材料;工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁;竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合,做到文、图、物相符等。从而提高了重点工程档案报送的质量,以及成套性和完整性。

  (2)做好重点工程档案执法检查工作。2000-06 我馆配合市档案局、市重点办等单位对全市省级以上重点建设项目进行档案执法检查,共检查了 20 个重点项目。2002-05 对全市市级以上重点建设项目进行档案执法检查,共检查了 25 个重点建设项目。为了加强我市重点建设项目档案工作,认真贯彻落实浙江省《关于进一步加强省重点建设项目档案工作的意见》,切实贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和《浙江省重点建设项目管理办法》等,我馆配合市档案局和市重点办联合组织了对 2000~2003 年全市被列入省 A 类重点建设项目档案的执法检查活动。2004-09对温州珊溪供水配套工程、104 国道瑞安飞云江三桥及接线工程、金丽温高速公路永嘉、鹿城段等 12 个省 A 类重点建设项目的档案工作进行了全面检查。执法检查的主要意义在于:

  ① 通过执法检查进一步宣传了档案法律法规和重点建设项目档案的重要性,使重点建设项目单位进一步认识到,档案既是工程建设全过程的真实历史记录,是保证工程建设质量的重要环节,更是今后工程使用(投产)和维护的重要依据,从而对重点建设项目档案为什么要做到齐全完整、准确可靠有了更深的认识。

  ② 通过执法检查使建设单位、监理单位和施工单位对档案业务建设的具体内容有了进一步的了解。检查之前,虽然重点工程有关单位都已经开展了档案的收集、整理、保管和日常提供利用等工作,但许多做法不符合国家的规范要求,通过执法检查及时提供了直接的业务指导和咨询服务。

  ③ 通过执法检查获得了第一手材料,为进一步研究和规范重点工程档案打下了基础。

  3、做好重点工程专项验收阶段的档案管理工作

  重点工程竣工档案专项验收是档案管理部门依法在工程竣工验收前,对工程档案进行的专项检查、验收,包括新建、扩建、改建的基本建设项目、技术改造项目和外商投资项目竣工档案验收。

  《浙江省重点建设项目管理办法》第 26 条规定,重点建设项目中涉及的消防、环保、人防、档案、水上保持等专项验收,由法律、法规规定的有关行政主管部门依法组织进行。第 28 条规定,重点建设项目竣工验收应当有消防、环保、人防、档案、水土保持等行政主管部门签署的专项验收合格文件。

  档案部门在进行重点工程档案验收时,应重点验收以下内容:工程档案齐全、系统、完整;工程档案真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况;工程档案已整理立卷,立卷符合有关规范的规定;竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求,盖有竣工图章;文件的形成、来源符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续完备;文件材质、幅面、书写、绘图、用墨和托裱等符合要求。保证重点工程档案达到规范化、标准化。

  4、做好重点工程归档、保管和开发利用的管理工作

  (1)根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》第 8 条第 2 款规定,在大中城市规划区范围内的重要建设项目竣工验收以后,建设单位应在 6 个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。

  档案部门在接收重点工程归档文件时应按照国家标准 GB/ T 50328―2001《建设工程文件归档整理规范》及有关标准的要求,严格保证重点工程竣工档案的归档质量。

  (2)重点工程档案保管工作,就是在集中统一管理原则指导下科学地维护重点工程档案的完整与安全,采取有效的保护技术和管理方法,限制和消除一切损坏重点工程档案的不利因素,最大限度地延长重点工程档案寿命的工作。只有做好重点工程档案的保管工作,才能使集中起来的重点工程档案的完整和安全得到可靠的保证,才能满足各方面利用的需要,因而要切实做好重点工程档案的保管工作。

  (3)重点工程档案的开发利用工作,就是通过各种方式使重点工程档案中储存的信息尽快转化为现实生产力,让它从保管状态变为利用状态,发挥出它的技术效用和社会、经济效益的工作。重点工程档案的开发利用工作是整个重点工程档案工作的目的,要尽力做好重点工程档案的开发利用工作,充分发挥重点工程档案的依据和查考作用,为社会服务。

  重点工程档案除传统的借阅服务利用外,档案管理部门还应通过各种方式,主动提供以下多种类型的开发利用。

  ① 网络型开发利用。随着计算机互联网的出现,计算机系统已成为分享数据、传播信息、共享信息资源的一种不可或缺的工具。网络型开发利用可分为局域和广域两种形式。例如,我馆建立了全馆局域网和城建档案管理系统,并于 2001-10 在 Internet 设立了城建档案馆网站(www.wzcjda.net),实行网上直接查询服务。“办事指南”、“法律法规”、“库藏检索”、“科普园地”、“学术论坛”、“相关文献”、“走进温州”、“表格下载”、“城档动态”等成为便民服务的“窗口”。各类档案信息(包括重点工程档案信息)源源不断地汇集到馆内,经过整理、编研等运作,跨越时空的制约,准确、便捷地向社会各界提供各有所需的档案信息服务,将丰富的馆藏档案转化为现实生产力,推动档案事业不断向前发展。

  ② 编研型开发利用。我馆编研的《历史温州、山水温州、现代温州》和《温州市重点工程简介》曾获浙江省档案编研成果三等奖。《温州市桥梁专集》、《温州市 2003 年道路现状》、《温州珊溪水利枢纽供水工程》、《江滨路》、《温州城市建设新姿》、《人民路改建工程》、《温州强镇》(系列)等包括重点工程在内的 20 部专题片,在社会上都产生了积极的影响。

  ③ 展览型开发利用。我馆举办包括重点工程在内的大型城市建设展览多次,参观人数多达数万人。于 2004-03 委托一心商务传播有限公司,采用航空拍摄的方式,在温州市区范围内对住宅群(新、旧)、公用设施(包括标志性建筑)、道路、河流及名胜古迹等建筑物进行了拍照和录像,形成照片 278 幅、录像素材 1h.在这基础上与市规划局、温州生态园管委会等单位联合举办了“空中看温州”航拍大型摄影展,摄影展受到了市有关领导的重视和广大市民的喜爱。

  时代在发展,社会在进步。档案管理人员只有具备良好的政治和业务素质,认真学习档案法律法规及相关各学科专业知识,不断提高档案技术水平和管理能力,以科学发展观驾驭重点工程档案管理工作,才能更好地为城市建设和社会发展服务。

  参考文献

  [1] 王传宇。科技档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,1999.

  [2] 赵嘉庆。档案管理[M].北京:中国档案出版社,1991.

标签: 管理 工程

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