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作好项目总结 提高项目管理能力

发布时间:2021-03-30 10:03 人气:

  项目或项目阶段在达到目标或因故终止后,往往需要进行项目总结。对项目的成功、效果及取得的教训进行的分析、以及这些信息的存档以备将来利用。但是,很多项目经理们往往觉得既然项目已经结束甚至是成功地结束了,《项目总结》就好像可有可无、无足轻重了。或急于庆功,放松一下自己,或者急于紧张地投入到下一个项目中去。

  一些成功项目的总结,往往可有可无。除了项目背景的介绍,就是一些原则性的套话,“加强管理,加强沟通、及时跟踪”等等,没有任何实质性东西,把许多宝贵的经验白白地给丢掉了。

  如果项目失败,一些项目经理也只是抱怨运气、环境或者团队配合不好客户刁难,很少系统地分析总结,或者不知道怎样总结,以至于同样的问题不断出现。也许,静下心来好好总结一下,我们可以学到很多东西。

  由于项目的独特性,项目常常没有可以完全照搬的先例,将来也不会再有完全相同的重复。即使我们认为的某些项目中的重复部分,也有各自的独特之处,任何教科书都无法替你面面俱到。因此,及时有效的项目总结,就是亡羊补牢或者下次防患未然的法宝。

  在2004年3月我负责实施的海南省儋州市校校通工程,就是一个项目中存在大量重复部分的典型。儋州市校校通工程第一期的主要任务是在儋州市各区县的28所中小学完成信息化建设,其中仅3所规模较大的学校建设校园网,其他学校基本为电脑教室建设。在此前,虽然我们项目组已经有海口校校实施的成功经验,但是不仅海口和儋州项目存在不小的差别,儋州各学校之间也各有不同之处。无论是沟通方案还是施工方案都要根据实际情况做针对性调整,不能完全照搬以前的经验。

  在该项目的实施过程中我们体会到:不能等到项目结束才进行,项目的每个阶段都要进行适当的总结,保证有价值的经验教训能够及时地转变为成功完成项目的能力。由于项目必须赶在学校开课前完成,时间紧任务急。该项目分成两个小组实施,在项目实施过程中,项目组成员及时沟通总结,分享成功的经验,也及时提醒他人忽视的地方,避免重蹈覆辙,防患于未然。虽然项目实施过程中不足不少,但基本做到了不在同一处跌到,不在类似的事情上犯同样的错误。最终仅用40天就圆满完成任务。

  事后归档是必不可少的,但项目总结可以采取多种沟通形式,不一定要完全正式的总结会和总结报告。大家在一起闲聊时,话匣子一打开,很容易变成了一个控诉会,项目组把所受的委屈,尤其是来自客户方面的,统统发泄出来。此时,作为项目经理,要引导控制好谈话方向,最后一定要实质性的结论,把原来发泄出的各种意见变成得系统化的建议或解决方法。不要“不要相信供应商的承诺、对客户的无礼要求应拒绝”等没有指导意义的结论,而要得到“如何促使甚至帮助供应商履行承诺,如何响应客户的无礼要求而不影响项目实施”等具体可操作的方法。

  项目总结是进行风险识别的有效方法,各种与计划的偏差尤其要加以认真分析。比如,出于成本考虑,我们在儋州没有设仓库,要求供应商按需发货。有一次广州供货商延迟了两天供货,原因是由于禽流感爆发,海口港加强检查力度和对进岛强制消毒所致。我们及时地将这种情况加入风险列表,提醒其他所有项目组注意,下次请求发货前注意及时了解海口港的通行情况,调整供货商的发货时间。

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