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工程类材料设备政府采购风险管理

发布时间:2021-02-22 11:33 人气:

  现代项目管理知识体系主要包括项目范围管理、项目时间管理、项目费用管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目风险管理、项目沟通管理、项目采购管理以及项目综合管理等九个方面的内容。其中,项目采购管理是指从项目组织外部获取资源和服务过程的管理,项目采购管理在项目实施中占有特别重要的地位,是项目管理成功的关键。这主要是因为采购费用往往占整个项目费用的绝大部分,如果采购到不符合项目设计和使用要求的资源或服务,必然会降低项目的质量,严重的甚至会导致项目的失败。项目风险管理是指项目管理组织对项目可能遇到的风险进行规划、识别、估计、评价、应对、监控的过程管理,以顺利的实现最大安全保障的项目目标。

  在工程类项目材料设备政府采购管理工作中,采购风险是客观存在的,风险管理又从属于项目风险管理范畴,工程类项目材料设备政府采购管理与项目风险管理是密不可分、相辅相成的关系。我认为在工程类项目材料设备政府采购工作中,可将项目采购管理与项目风险管理结合起来统称为采购风险管理,抓好这项管理工作主要有以下四个方面的重要意义:

  (一)保证政府采购的经济性。政府采购经济性,也可以称为经济政府采购,是指在满足国家机关、事业单位和团体组织正常行使公共管理职能需要的前提下,用最少的钱实现政府项目的采购,达到节约财政性资金,提高政府采购资金的使用效率的目的。强化工程类项目材料设备政府采购风险管理,在进行风险管理的同时,树立成本意识,强化采购管理,有利于及时采购到质优价廉、符合项目要求的材料设备,从而能最大限度提高资金的使用效益,保证工程类项目材料设备政府采购的经济性。

  (二)营造安全的工程类项目管理环境。项目和项目管理是在一个远大于项目本身的管理环境中实施的,工程项目管理人员必须明白这个大的环境,安全的项目管理环境对于工程项目的最终成功是必要而不充分的。强化工程类项目材料设备政府采购风险管理,在进行采购管理的同时,树立风险意识,强化风险管理,可以规避风险或将风险损失减少到最低限度,从而消除项目管理的后顾之忧,营造工程项目安全的项目管理环境。

  (三)促进工程项目管理目标的实现。项目管理就是项目为对象,由项目组织对项目进行高效率的计划、组织、领导、控制和协调,以实现项目目标的过程。工程类项目材料设备的采购管理与风险管理的有机结合,有效的确定项目管理与实施的关键,最终使工程项目管理的总目标高效、可靠、最佳的实现。

  (四)推进政府投资体制改革的不断深化和完善。工程类项目中材料设备政府采购工作是整个工程项目建设管理中非常重要的组成部分,也是整个建设管理工作中非常敏感的一项内容。各环节工作管理的好与坏,都将直接影响到整个采购管理工作的全过程,这就需要根据《政府采购法》和国家有关法规,解放思想、实事求是、不断创新,适时总结,不断的深化和完善采购工程类项目中材料设备采购风险管理工作,才能不断提高整个工程项目的建设管理水平,推进政府投资体制改革的深入和发展。

  工程类项目材料设备政府采购风险的相关定义和分类

  采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况,包括人为风险、经济风险和自然风险,具体说来,如采购预测不准导致物料难以满足生产要求或超出预算、供应商供货不及时、提供货物不符合合同要求、供应商之间存在不诚实甚至违法行为。工程类项目材料设备政府采购风险就是由于政府采购运作过程中因管理缺陷、运作失当以及外部事件冲击等不确定性因素导致采购失败而造成直接或间接损失的可能。具有隐藏性、突发性和连锁性等特点,是处于体制变迁中的风险,是市场经济的必然现象。

  工程类项目材料设备政府采购风险主要分为七种

  (一)固有风险。固有风险是指在不考虑采购主体内部控制结构、外部因素的前提下,采购某一项目而造成采购失败的可能性。固有风险主要指项目的市场风险。主要表现形式是市场价格的不确定性导致采购失败而形成的风险。虽然遵循“公开、公正、公平”原则,但受主客观条件限制,不能完全保证采购到质优价廉的商品,实现预期目的。

  (二)采购计划风险。请购单位提出的采购计划不准确或不科学,直接导致采购过程中的计划风险,即采购数量、技术要求、交货期、质量等与采购预期目标发生较大偏离,这既不利于采购与合同管理工作,也不利于对工程造价的控制管理。

  (三)采购围标、串标风险。围标是指多个投标单位在其中某一投标单位的统一组织下,投同一个标,并确定谁投高标,谁投低标,确定谁中标;或者多个投标单位自行组织投标,协商谁投低标,谁投高标,谁中标。串标是指两个或两个以上投标单位虽然分别单独投标,但暗中协商投标,并暗中联合。即不管谁中标,都联合完成本合同任务,投入和利益共同分成。围标、串标不仅严重损害了采购人的利益,还扰乱了整个市场经济秩序。

  (四)采购合同履约风险。在采购合同履行过程中,可能出现供应商的延迟交货、质量不满足合同约定、规格型号上货不对路等违约行为,虽然在合同条款中约定了具体违约罚则,但还是影响合同的正常履行,影响整体工程项目的顺利进行。

  (五)内控风险。主要指采购主体未建立起有效的政府采购控制制度,一方面请购、采购、验收、付款等环节没有交易授权,没有相关主管人员签字;另一方面请购与审批、采购与验收、付款审批与付款执行等不相容岗位未适当分离,以致于为一些弊端的产生提供了空间。

  (六)道德素质风险。缺乏对政府采购人员的廉政教育和培训,在进行政府采购过程中,滋生部分政府采购人员权钱交易等腐败行为,从而直接或间接引发采购风险。

  (七)监管风险。由于政府采购管理和执行机构的职责和权限不明确,缺乏法规和制度规定,监督机制不健全、不完善;缺乏具体的监管手段,沿用传统的行政手段办事,实施监管落空。

  如何做好工程类项目材料设备政府采购风险管理这项工作,科学、合理规避和降低采购风险,实现采购预期目标,促进工程项目的顺利完成,笔者认为应做好以下各方面工作:

  (一)以人为本,加强政府采购队伍建设,是防范化解工程类项目材料设备政府采购风险的基础。首先,加强对采购人员的管理和培训工作。随着政府采购规模、范围和领域的延伸,政府采购需要大量的既懂招投标、合同、法律、市场调查,又懂机电、建筑材料设备等行业知识的复合型人才。其次,加强职业道德建设。在政府采购工作中形成一种诚信、公正、公平的环境,通过道德的力量约束每个人,使每个人具有良好的动机和思想,努力钻研业务知识,树立政府采购良好形象。

  (二)完善内部控制制度,强化内部监控职能,是防范化解工程类项目材料设备政府采购风险管理的核心。建立有效的政府采购内部控制制度和流程,一方面请购计划、采购、验收、付款等环节应有交易授权,有相关主管人员签字;另一方面请购计划与审批、询价与确定供应商、采购与验收、采购付款审批与付款执行应适当分离,以确保不相容岗位相互分离、制约和监督完善政府采购。

  (三)加强采购信息管理,是搞好工程类项目材料设备政府采购风险管理工作的基本环节。在采购领域当中,信息管理一直是一个薄弱环节,“重政府采购业务操作,轻政府采购信息管理”的现象较为普遍,不利于政府采购事业的推广与发展,直接影响到采购活动的效率与质量。加强政府采购信息管理,可以打破信息的局限性、地域性、不对称性等不公开因素,让更多的对采购感兴趣、满足采购要求的供应商参与到采购工作中来,也给采购人提供更多的选择机会。

  (四)完善采购文件的编制,做好采购准备工作。由于工程用材料设备的采购时间一般都要求的十分紧张,在编制文件上有可能存在提出的技术要求和质量标准有偏差、不够完善等问题。要解决这个问题一是需要在编制采购文件时与监理公司、设计院、使用单位等有关单位共同商定相关条款;二是由技术主管部门对采购文件认真审核,对于特殊复杂的材料设备,可以组织必要技术交流会、产品推介会、专家论证会等活动,增加对产品及供应商的了解和认识。

  (五)对拟采购材料设备和潜在供应商进行必要的考察、分析和筛选。在采购前对不了解的产品和供应商进行考察十分必要,一方面可以增加对产品的性能、质量、供应商综合实力等方面的了解,便于明确拟采购产品的定位和技术要求,让质量、档次基本处于一个水平线的供应商参加投标;一方面可以货比三家,在采购工作中占据主动,避免被一时的虚假现象所蒙蔽,掉进“远期陷阱”,在一定程度上规避了采购风险。

  (六)选择好采购方式,做到事半功倍。采购方式原则上应该以公开招标采购方式为主。但工程类项目材料设备政府采购方式的选择更应该遵循实事求是、具体情况具体分析的原则,对于工期比较紧张、价格难以确定、编制的采购文件存在需要进一步明确而又暂时无法明确的等情况,比较适合采用竞争性谈判的方式进行采购,这种采购方式比较灵活,在谈判的过程中可以进一步明确并完善我们的具体要求。采用竞争性谈判的采购方式可以弥补招标方式的缺陷和不足,可以解决因材料设备品目的繁杂性、技术的复杂性、设计的不充分性、价格的多样性、时间的不确定性等原因造成的紧急采购需求,满足采购人不同的采购要求,提高采购工作效率,规避采购风险,提高财政资金的使用效益。

  (七)做好评审专家的抽取和保密工作。为了圆满地完成各项采购工作,评审专家的抽取和保密非常重要,评审专家应该是在某专项采购领域中有着丰富知识和经验的人员;在评审专家的抽取上,还要注意评审专家小组的组成结构,最好是由科研、设计、应用三方面的专家组成。评审专家信息的保密也十分重要,如果忽视了评审专家的保密,有可能出现投标人和评审专家联手操纵采购结果、增加采购成本的现象。

  (八)加强采购过程信息收集和整理工作。采购过程信息收集和整理工作主要包括三方面:一是评审专家针对采购文件中的问题,提出的合理化建议和修改意见;二是参加采购的人员根据实际工程需要提出的合理化建议;三是在采购文件中遗漏和忽视的问题。通过细心的收集和整理上述信息,进一步修改和完善采购要求,重新发给各投标人,以实现采购到性价比最优产品的目的。

  (九)把住“三关”,做好采购合同监督管理工作。把住“三关”,即技术方案审核关、履约过程监督关、竣工验收关,这是强化采购合同监督管理的关键所在。首先,在采购前技术主管部门应对采购文件中材料设备的质量标准、技术参数及规格型号等进行量化、细化审核,确保采购工作完成并签订合同后没有或者只有微小的变动因素。其次,加强合同执行中的监督检查和处罚力度。对合同执行中出现的违约、违规等问题,各相关管理部门要认真履行职责,进行严肃处理。涉及违法违纪问题,及时移交司法机关依法追究。第三,搞好安装调试完毕验收工作。材料设备采购合同验收是一项综合性的验收工作,必须对照采购合同逐项逐条验收,严格把关。大型特殊的材料或设备需要邀请国家、省市质量监督部门的专家,请专家帮助把关。凡验收不合格的项目,必须限期整改;凡有违背合同规定的,必须及时查明原因,报有关部门严肃处理。这是强化合同监督的最后一道防线,必须牢牢把握。

  (十)严格控制合同变更。材料设备合同履约中的变更控制是一个复杂的系统工程,其变更控制涉及项目建设管理部门、监理公司、设计部门和供应商各方的利益。工程类项目材料设备采购合同执行中,若遇到必须调整的项目,项目现场管理部门必须及时上报,经技术主管部门、造价控制等有关部门现场核实后重新采购或与原供应商签订合同(补充合同),这是强化采购合同监督管理的重要措施。

  (十一)与供应商建立和谐的关系。在采购活动中离不开供应商的参与,正确处理好与供应商的关系,对于做好采购风险管理工作也是非常重要的,一定要把握好原则和服务两个问题。原则是:要公开、公平、公正,诚实信用和廉洁自律。服务是:站在政府的角度为供应商搞好服务。要为前来进行推介的供应商提供热情周到的服务,要把采购工作的各种办法、制度、程序、内容向供应商公开,做好宣传和解释工作,对供应商提出的问题要在法律法规范围内做好答复,始终保持政府采购人员的良好形象。

  (十二)邀请有关单位和部门共同参与和监督采购过程,提高整体工程项目的满意度。在整个采购过程中,邀请设计、施工、监理、使用、纪检监察、供应商、财政、计委等有关单位和部门共同参与和监督,得到各方面的合理化建议,从而使采购工作少留遗憾,使工作人员不犯错误,完善工程的使用功能,提高工程项目的总体质量,最大限度的提高各参与单位和部门的满意度。

  工程类项目材料设备政府采购风险管理是政府采购事业的一项需要长期坚持的系统工作,核心思想就是通过采取不断创新的管理措施和办法,有效地防范和降低采购风险。工程类项目材料设备政府采购风险管理工作本质也是创新,创新无止境,探索无止境。

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